AVIVA voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
We beschermen jouw privacy-gevoelige gegevens.
Hoe gaan we daarmee om?
AVG
Met ingang van 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Europese wetgeving (ook bekend als GDRP) verplicht organisaties tot een zorgvuldige omgang met privacy-gevoelige persoonsgegevens. AVIVA geeft hieraan invulling met een Privacyverklaring en een bijbehorend Toestemmingsformulier gegevensverwerking.
Privacyverklaring AVIVA
De Privacyverklaring beschrijft hoe AVIVA invulling geeft aan de AVG.
Hieronder volgt de volledige tekst.
PRIVACYVERKLARING AVIVA versie 20180525
in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
1. Opslag en verwerking van gegevens
Van iedereen die lid of donateur wordt van AVIVA of deelneemt aan door AVIVA georganiseerde activiteiten en/of cursussen, worden persoonsgegevens vastgelegd.
2. Doeleinden van de verwerking en opslag
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor AVIVA persoonsgegevens verzamelt en verwerkt:
• Verwerking van contributie en bijdragen;
• Communicatie met betrokkenen.
3. Opgeslagen gegevens
Opgeslagen persoonsgegevens bevatten, afhankelijk van het specifieke gebruiksdoel:
• Achternaam
• Voornaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Straat en huisnummer
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres
• IBAN voor automatische incasso
• Datum aanvang lidmaatschap
• Volgnummer lidmaatschap
• Status actief/niet-actief
• De groep(en)/cursussen waaraan wordt deelgenomen
• Een (pas)foto voor op het smoelenblad
Daarnaast bewaart de vereniging foto's m.b.t. verenigingsactiviteiten waarop deelnemers kunnen voorkomen.
Als gegevens niet (meer) noodzakelijk zijn zal AVIVA deze niet registreren dan wel verwijderen.
4. Beheer en gebruik van gegevens
a. De persoonsgegevens worden vastgelegd in het ledenbestand. Het ledenbestand wordt beheerd door de ledenadministratie, en is opgeslagen op beveiligde systemen.
b. Regelmatig wordt een bijgewerkte ledenlijst, met uitzondering van de betalingsgegevens, beschikbaar gesteld aan het bestuur en de dansleiding voor interne doeleinden. De betalingsgegevens zijn uitsluitend ter inzage van de ledenadministratie en de penningmeester. Eenmaal per kwartaal wordt een lijst met verjaardagen beschikbaar gesteld aan de redactie van het verenigingsblad.
c. AVIVA verstrekt zonder toestemming van betrokkene geen gegevens aan leden anders dan hierboven genoemd. Aan derden worden geen gegevens verstrekt, anders dan noodzakelijk voor verzekering, subsidies of wettelijke verplichtingen.
d. Foto's waarop leden duidelijk herkenbaar voorkomen worden alleen gebruikt op het besloten (d.w.z. uitsluitend voor leden toegankelijke) gedeelte van de website en in het verenigingsblad. Bij de selectie van dergelijke foto's wordt zorgvuldigheid en inleving betracht in het belang van de betrokkenen. Het verenigingsblad wordt verspreid onder leden, donateurs en enkele nauwe relaties. Wanneer geen specifieke gebruikstoestemming is gegeven zullen foto's waar betrokkene prominent dan wel duidelijk herkenbaar op staat niet worden gebruikt.
5. Wijziging in de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens
Wanneer de verwerking en/of het gebruik van persoonsgegevens door AVIVA gewijzigd wordt, zal AVIVA aan betrokkenen opnieuw om toestemming vragen voor de opslag en het verwerken van persoonsgegevens.
6. Recht op inzage, wijziging en verwijdering van gegevens
Betrokkenen kunnen hun persoonsgegevens inzien, laten wijzigen of laten verwijderen. Verwijdering van gegevens die noodzakelijk zijn, zoals voor verwerking van contributie en bijdragen en voor verzekering en subsidie, is niet mogelijk, anders dan bij beëindiging van het lidmaatschap of donateurschap.
7. Verwijdering bij beëindiging van het lidmaatschap of donateurschap of na deelname aan een activiteit
Wanneer het lidmaatschap of donateurschap beëindigd wordt, worden aan het einde van het lopende seizoen alle persoonsgegevens van het betreffende lid of donateur gearchiveerd (t.b.v. reünies, toekomstige activiteiten van AVIVA e.d.), tenzij betrokkene te kennen heeft gegeven dat de gegevens dan verwijderd moeten worden. Hetzelfde geldt na afloop van een door AVIVA georganiseerde activiteit t.a.v. persoonsgegevens van andere deelnemers dan leden of donateurs.
8. Inbreuk in de persoonsgegevens
Indien er onverhoopt een inbreuk plaatsvindt in de persoonsgegevens zal AVIVA dit melden aan de leden. Indien een van de leden een inbreuk in de persoonsgegevens ontdekt, dan dient dit direct gemeld te worden aan het bestuur. Het bestuur stelt vervolgens de overige leden in kennis van de inbreuk. Daarnaast draagt het bestuur er zorg voor dat de gevolgen van de inbreuk zoveel mogelijk beperkt worden.
Klik hier voor de Privacyverklaring als pdf-bestand.
Toestemmingsformulier gegevensverwerking AVIVA
Invulling van het bij de Privacyverklaring behorende Toestemmingsformulier gegevensverwerking is verplicht voor leden en donateurs en voor anderen bij deelname aan door AVIVA georganiseerde activiteiten. Op het formulier geef je aan voor welke gegevens je wel of geen toestemming geeft tot opslag en verwerking. Na invulling lever je het in bij de ledenadministratie of de cursusadministratie.
Toestemming mag ook elektronisch worden gegeven door versturing van een
Klik hier voor het Toestemmingsformulier gegevensverwerking als pdf-bestand.